¿Qué es la apostilla de la haya, para qué sirve y cómo tramitarla?

La apostilla tiene carácter internacional y se define como un trámite que permite que los documentos expedidos por las autoridades de un país sean reconocidos y surtan efecto en otro país distinto al de origen. De esta forma, el país de origen reconoce que la autoridad que expide el documento es competente para expedirlo, concediendo certeza y seguridad al país en el que se va a utilizar el documento apostillado de que el documento que se firmó en otro país es verdadero.

Puede que se entienda mejor con un ejemplo:

Supongamos que un cliente, llamado José, acude a la notaría a firmar un poder para vender una casa que él tiene en Colombia, y bajo las formalidades previstas en la Ley española. Otorga el poder ante un Notario español. José, después de firmarlo lo manda a Colombia para que sea utilizado para vender su propiedad, pero ¿cómo puede saber el Notario colombiano que el poder es un documento público emitido por un Notario real y competente de España? Esto se consigue añadiendo al poder la apostilla de la Haya, que, emitido por el organismo competente, asegura que el Notario español es real y competente. Añadida la apostilla, el Notario de Colombia tiene la certeza de su validez y puede reconocerle plenos efectos.

El trámite de apostillar consiste, simplemente, en añadir al documente un sello donde figura el mencionado reconocimiento, y que debe cumplir los requisitos formales previsto por el Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961. La Apostilla internacional tiene la siguiente apariencia:

Es importante saber que la Apostilla certifica únicamente la autenticidad de la firma que consta en el documento, la calidad en que el signatario del documento haya actuado, por ejemplo, como Notario, la identidad del sello o timbre empelado, pero no certifica el contenido del documento.

Al no certificar el contenido, una vez apostillado el documento, desde el punto de vista Notarial, deberá emitirse lo que se denomina juicio de equivalencia y suficiencia. A través de dicho juicio, el Notario califica si, a la vista del documento presentado, las funciones de la autoridad extranjera y de su ordenamiento jurídico, el contenido del documento extranjero es equivalente al español, y por tanto válido y suficiente para realizar el acto dentro del territorio español.

La respuesta es no. La Apostilla de la Haya solo será válida respecto de los documentos expedidos y que vayan a surtir efectos en los países firmantes del Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961. Puede consultar la lista completa de estos países según la última actualización del Ministerio de Justicia.

En este caso, se tiene que acudir a la vía tradicional de la legalización diplomática o consular. El trámite es más complicado, ya que necesita la verificación de dos organismos, el del país de origen y el de destino.

En primer lugar, las autoridades del país de origen del documento deberán verificar la legalidad de dicho documento a través del organismo competente, generalmente el Ministerio de Asuntos Exteriores, que incluye el sello correspondiente. Posteriormente, el país de destino, a través de la Embajada, Consulado o Cónsul honorífico, realizarán el control oportuno, incluyendo el segundo sello correspondiente.

Este sistema se puede simplificar si existen acuerdos bilaterales entre los diferentes países.

Como hemos visto, será necesario apostillar los documentos cuando estos van a surtir efectos en un país diferente al de origen, es decir:

1. Los documentos otorgados en un país extranjero que deban surtir efectos en España. Un ejemplo típico, serían los poderes otorgados en el extranjero para ser utilizados en territorio español.
2. Los documentos públicos otorgados en España y que deban surtir efectos en el extranjero, como en el caso del ejemplo visto más arriba.

Deben apostillarse los documentos públicos expedidos por una autoridad. En ningún caso se podrán apostillar los documentos privados (salvo, como veremos después, que lleven incorporado una certificación de un funcionario). De forma más concreta, deben apostillarse:

1. Los documentos judiciales, es decir, los expedidos por la autoridad judicial de un Estado, incluyendo los procedentes del Ministerio Público o de un letrado, secretario, oficial o agente judicial.
2. Los documentos administrativos, expedidos por funcionario o aquellos incorporados a un documento privado, por ejemplo, los que acreditan la certeza de una fecha puesta en estos.
3. Las escrituras notariales.

Como norma general, deben apostillarse los documentos públicos, pero existen excepciones. No es necesario apostillar:

1. Los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
2. Los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.
3. Los documentos que, de acuerdo con algún Convenio Internacional, estén exentos de ser legalizados o apostillados.

Además de estos documentos, según el Reglamento 2016/1191 de 6 de julio de 2016 los países miembros de la Unión Europea establecen sistemas simplificados a la hora de expedir y reconocer ciertos documentos públicos. De este modo, los países miembros deben aceptar algunos documentos expedidos por otro estado miembro sin necesidad de apostilla, reconociendo directamente su eficacia. Estos documentos que no necesitan apostilla son, principalmente, los certificados de:

1. Nacimiento.
2. Fe de vida.
3. Defunción.
4. Nombre.
5. Matrimonio, incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil.
6. Divorcio.
7. Separación judicial o anulación del matrimonio.
8. Unión de hecho registrada, incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho registrada y la condición de miembro de una unión de hecho registrada.
9. Cancelación del registro de una unión de hecho, separación judicial o anulación de una unión de hecho registrada.
10. Filiación.
11. Adopción.
12. Domicilio o residencia.
13. Nacionalidad.
14. Ausencia de antecedentes penales y derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones municipales y en las elecciones al Parlamento Europeo.

El trámite de apostilla de documentos notariales es relativamente sencillo. Una vez firmada la escritura pública otorgada ante Notario, deberá acudir al Colegio de Notarios correspondiente para que le apostillen el documento.

En cuanto al Colegio de Notarios de Cataluña, la apostilla suele ser rápida. El trámite requiere esperar unos tres días y después recoger el documento. Sí desea más información, puede pinchar Aquí.

Desde JLA Notarios también nos podemos encargar de apostillar cualquier documento notarial que haya firmado en nuestra notaria en la Diagonal de Barcelona, llevando y recogiendo por usted el documento a apostillar. Además, solemos ofrecer la posibilidad de tramitar estas apostillas por el trámite de urgencia, de manera que podría recoger el documento notarial firmado en JLA Notarios Barcelona con la apostilla incorporada en el plazo de solo uno o dos días.

En el caso de que usted haya otorgado o vaya a otorgar una escritura en el extranjero y necesita que este surta efectos en España, deberá apostillarlo ante el organismo público competente del país de origen, que dependerá de cada país. Una vez apostillado podrá surtir efectos en España.

Si el documento está redactado en lengua extranjera deberá, una vez apostillado, aportar traducción jurada del documento en cuestión. Puede que dicha traducción no sea necesaria si el Notario conoce suficientemente el idioma en el que está redactado, pero aún en estos casos puede ser necesaria la traducción si dicho documento debe presentarse ante otro organismo, como los Registros públicos.