Firma Electrónica ante Notario: ¿Cómo hacerla?
Te explicamos la firma electrónica ante Notario: como firmar de forma totalmente digital en las Notarías de España con la nueva Ley 11/2023.
En los últimos meses estamos viviendo grandes cambios dentro del ámbito notarial, a través de las novedades introducidas por la Ley 11/2023, de 8 de mayo. La principal novedad es que los ciudadanos pueden firmar las escrituras públicas notariales de forma electrónica, sin necesidad de acudir presencialmente a la notaría.
Esta importante novedad la hemos ido tratando en varios artículos de nuestro blog, con el fin de mantenerles informado a todos ustedes. Como se va acercando el 9 de noviembre, fecha a partir de la cual se va a poner en marcha la notaria online y digital, y ya se conocen las líneas generales del nuevo sistema de firma digital de escrituras notariales, queremos compartir con todos ustedes el estado de las firmas electrónicas notariales por videoconferencia.
Herramienta y proceso para la firma electrónica ante Notario
1. Pedir cita en el Portal Notarial del Ciudadano
Todas las firmas con Notario por videoconferencia se tramitarán a través del Portal Notarial del Ciudadano. Vamos a ver los pasos para proceder con la firma electrónica ante Notario.
Como sucede con cualquier tipo de firma notarial, lo primero es solicitar una cita por parte del cliente, pero ¿cómo se solicita? Hay dos posibles vías:
Primera opción: Que se abra la cita desde la propia notaría.
En este supuesto, el cliente debería llamar a la notaría, mandar un correo electrónico, un whatsapp o acudir presencialmente y pedir una cita para un día y una hora en concreto, y solicitar que la firma se realice digitalmente.
Si opta por esta opción, es importante que facilite los datos de identificación a la notaría (nombre y apellidos, documento de identidad, teléfono, correo electrónico, etc) y tendrá que informar qué documento quiere firmar. Además, como hemos informado antes, deberá estar dado de alta en el Portal Notarial del Ciudadano. Hay que tener en cuenta que pueden intervenir en la firma electrónica notarial por videoconferencia momento hasta 5 personas, aunque está previsto que se vaya ampliando en futuras mejoras de la plataforma.
Una vez confirmados los datos por parte del Notario, abrirá en el portal del ciudadano una cita para firmar por videoconferencia, haciendo constar todos los intervinientes. Esta cita se comunicará automáticamente a los interesados a través de tres vías conjuntamente:
- A través del buzón del portal del ciudadano.
- A través de un correo electrónico.
- A través de un sms que llegará a los teléfonos facilitados.
Segunda opción: Que sea el propio cliente quien inicie la cita.
La segunda opción es que el ciudadano pida la cita directamente a través del Portal Notarial del Ciudadano.
Una vez que el cliente ha elegido en el Portal Notarial del Ciudadano el Notario, la fecha y la hora de la cita, y ha rellenado y subido a la plataforma toda la documentación, en la bandeja de entrada de la notaría aparecerá una solicitud de cita. El Notario podrá gestionar la firma, validando la documentación aportada y aprobar la cita. No obstante, también podrá cancelarla si existen defectos o si se pretende firmar electrónicamente un acto que no está permitido por la nueva ley.
Pensamos que es más recomendable que las personas que quieren firmar por videoconferencia un documento notarial consulten primero a la notaría y cuando la notaría tiene claro que todo es correcto envíe la cita al cliente que quiere firmar la escritura por videoconferencia.
2. Otorgamiento de la escritura notarial por Videoconferencia
Lo primero, y más importante, los comparecientes tienen que tener subido su documento de identidad al Portal Notarial del Ciudadano, con el fin de que el Notario autorizante lo pueda verificar. Y una vez iniciada la videoconferencia, el Notario identificará y comprobará que el firmante coincide con el Documento aportado, de forma similar a lo que ocurre con la firma presencia.
Acto seguido, se procederá a la lectura de la escritura matriz previamente subida a la plataforma (esto es, el documento notarial que se va a firmar por videoconferencia). El Notario abrirá el documento y lo compartirá en pantalla, con el objetivo de que los ciudadanos puedan también leerlo y verificar el contenido.
Una vez leída la escritura y los documentos unidos, se iniciará el proceso de firma online ante Notario y el Notario habilitará la firma a cada uno de los interesados.
3. Firmar una escritura notarial con firma electrónica ante Notario
Una vez que el notario habilita la firma de los comparecientes, cada firmante podrá ver el botón verde de firma habilitada y podrá firmar electrónicamente. Cuando pulse este botón, se abrirá una pestaña que le dejará seleccionar el certificado por el que va a firmar, existiendo dos posibilidades:
- Firma electrónica emitida por el Portal Notarial del Ciudadano. Si elige esta opción, se abrirá una pantalla en el portal donde deberá meter sus códigos de acceso, usuario y firma. Hecho esto, le llegará un código a su móvil que deberá introducir en la aplicación como mecanismo de seguridad, y ya firmado digitalmente el documento notarial.
Este certificado tendrá una duración temporal y no valdrá para actuaciones digitales distintas a la firma digital del documento notarial. - Firma emitida por una tercera entidad, como la de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, aunque habrá varios posibles emisores). Si elige certificado de terceros deberá instalar la aplicación autofirma (esta app la puede descargar desde el propio Portal Notarial del Ciudadano). Se cargará la firma a través de certificado electrónico y deberá introducir sus claves.
Cuando firmen todos aparecerá en la pantalla el texto “firma completada” y el Notario podrá autorizar la escritura con su firma digital notarial.
Preguntas frecuentes sobre la firma electrónica ante Notario
¿Cuándo entra en vigor la firma online por videoconferencia de los documentos notariales de la nueva Ley 11/2023?
La firma digital de escrituras y pólizas notariales, en los casos que la ley prevé, será posible a partir del 9 de noviembre del 2023.
¿Puedo elegir para la firma digital de un documento Notarial cualquier notario de España?
Sí, se puede elegir a cualquier Notario de España para firmar digitalmente una póliza o escritura. Así, el cliente puede elegir para firmas digitales al Notario de España que más confianza le dé.
Por tanto, no hay ninguna restricción de competencia territorial para la firma digital de documentos notariales.
¿Pueden firmar un documento notarial unas personas de forma digital y otras de forma presencial tradicional?
La respuesta es sí, si en un mismo documento notarial hay intervinientes que quieren firmar en la propia notaría y otros que quieren firmar de forma digital, será posible que unas personas firmen presencialmente y otras de forma digital.
¿Cuántos documentos notariales se pueden firmar de forma digital en una misma cita?
Por ahora, se pondrán firmar en una misma cita de forma digital por videoconferencia un máximo de cuatro documentos notariales. Para firmar más de cuatro documentos, habrá que abrir una nueva cita. Esto es importante para circuitos y procesos bancarios, pues firmas como cancelaciones hipotecarias y ratificaciones de actuaciones de apoderados bancarios podrán hacerse en paquetes de cuatro operaciones cada vez.
¿Qué ventajas tiene la firma online de escrituras notariales?
Las ventajas de firmar digitalmente documentos notariales son la digitalización y modernización del servicio público notarial, lo que trae una mayor cercanía y rapidez en el ejercicio de la función notarial.
La firma online de escrituras y pólizas notariales es solo una opción más para los ciudadanos, que acerca la Administración Pública Notarial a la realidad social de España y que permite a los Notarios dar un servicio público de más calidad con mayor incorporación de las nuevas tecnologías.
¿Cuál es el mayor beneficiado de las firmas por videoconferencia de escrituras y pólizas notariales?
Los más beneficiados por la reforma introducida por la Ley 11/2023 son las empresas y sociedades de España, incluyendo las entidades financieras, pues prácticamente todas las escrituras notariales de carácter mercantil y todas las pólizas se podrán firmar de forma digital.
Por tanto, los Administradores de las sociedades, si prefieren optar por la nueva firma electrónica ante Notario por videoconferencia, dejarán de tener que ir a la notaría para firmar pólizas o documentos mercantiles.
Además, se espera que las empresas adopten la firma digital de documentos notariales más rápido que otros clientes, ya que lo más normal es que los administradores sociales dispongan ya de certificado electrónico.
¿Cómo contactar con JLA Notarios para más información o firmar un documento notarial online?
En JLA Notarios, somos Notarios en Barcelona con años de experiencia. Si necesitas conocer más sobre el proceso de firma digital ante Notario, no dudes en consultarnos. Puedes contactarnos mediante nuestro correo electrónico bcn@jlanotarios.com, entrando en el formulario de contacto de nuestra web o llamando al 93 159 17 62.
