Digitalización del Portal Notarial del Ciudadano
En la actualidad vivimos en un momento de profundos avances tecnológicos, con el desarrollo del teletrabajo, la computación en la nube y la inteligencia artificial. Estos cambios están modificando las maneras de trabajar, facilitando la vida de las personas y empresas a la vez que crean un nuevo ecosistema tecnológico en los sectores públicos y privados.
JLA NOTARIOS somos una notaría de España, ubicada físicamente en Barcelona, y estamos muy interesados en utilizar la tecnología para dar el mejor servicio jurídico posible. Por ello, en este post vamos a hablar de la digitalización del Portal Notarial del Ciudadano o la Sede Electrónica Notarial.
¿Qué es el Portal Notarial del Ciudadano?
El Portal Notarial del Ciudadano o la Sede Electrónica Notarial es una herramienta tecnológica actualmente poco utilizada pero que parece llamada a ser clave en el nuevo modo de organizar las relaciones entre las notarías, los ciudadanos y las empresas.
Los recientes cambios legislativos confieren al Portal Notarial del Ciudadano un papel esencial en el nuevo modo de trabajar en las notarías, pues va a ser el centro sobre el cual se puedan gestionar íntegramente operaciones notariales, especialmente mercantiles, permitiéndose incluso la autorización de escrituras notariales por videoconferencia.
En el caso de que necesites saber qué tipo de operaciones mercantiles se pueden gestionar, puedes leer este post:
¿Para qué se estaba usando el Portal Notarial hasta ahora?
El órgano directivo del Notariado, el Consejo General del Notariado (CGN) define en su web oficial el Portal Notarial del Ciudadano de la siguiente manera:
“El Portal Notarial del Ciudadano es la herramienta a través de la cual ciudadanos y empresas acceden a la sede electrónica notarial para beneficiarse de diversas gestiones y servicios notariales, con la misma seguridad y garantías que si fueran a las notarías, pero con la agilidad y facilidades propias de las operaciones digitales. El Portal permite a cualquier usuario localizar y contactar a un notario vía online. A través del portal, el ciudadano también puede informarse de los documentos notariales que ha realizado durante los últimos 17 años, y de quién los custodia, de esa manera tendrá la posibilidad de solicitar una copia simple electrónica de los mismos y guardarlos en un espacio privado y seguro. A estas gestiones, que se podrán hacer de manera telemática, se une la posibilidad de designar al notario que el usuario quiera que formalice su préstamo hipotecario, iniciar con él la preparación de un testamento, o pedirle que realice en su nombre los trámites necesarios para constituir una empresa. Asimismo, es posible mantener una videoconferencia con un notario siempre que este lo considere conveniente.”
En resumen, hasta ahora, en el Portal Notarial del Ciudadano se podían asignar Notarios para formalizar hipotecas y pedir copias notariales. También permitía el asesoramiento por
videoconferencia, pero ha sido muy poco utilizado por estar disponibles otras aplicaciones como Meet o Teams que permiten realizar estas labores, sin firma electrónica y con mayor rapidez.
Por tanto, hasta ahora este Portal Notarial del Ciudadano casi no se utilizaba en la práctica.
Cambios en el Portal Notarial del Ciudadano
¿Qué cambios legislativos ha habido en el Portal Notarial del Ciudadano?
El panorama explicado hasta ahora ha sido objeto de una radical transformación con la importante Ley 11/2023, de 8 de mayo de digitalización de actuaciones notariales y registrales, que traspone la Directiva (UE) 2019/1151 del Parlamento Europeo y del Consejo.
Esta ley introduce el artículo 17 ter de la ley del Notariado, que entra en vigor el 8 de noviembre de 2023 y permite el otorgamiento y la autorización a través de videoconferencia en los siguientes actos o negocios jurídicos:
- Las pólizas mercantiles. En este caso, la remisión de la póliza por la entidad de crédito a la sede electrónica notarial implicará su consentimiento al negocio documentado, salvo que en el texto de la póliza se dispusiere lo contrario.
- La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase previstos en la legislación mercantil, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias.
- Los poderes de representación procesal, para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos. No será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos.
- La revocación de poderes, excepto los generales preventivos.
- Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
- Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
- Los testimonios de legitimación de firmas.
- Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
- Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
- La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.
- Aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.
Por tanto, la reforma es fundamental, porque permite firmar a las personas estos documentos por videoconferencia, sin necesidad de acudir físicamente a la notaría.
Si quieres más información sobre esta reforma podéis visitar este post:
La Digitalización en las Notarias
En JLA Notarios pensamos que es una reforma necesaria y que facilita la vida a las personas, combinando la seguridad jurídica del sistema notarial junto a la agilidad y comodidad que permite el actual entorno.
El centro de este nuevo funcionamiento de las notarías se produce con la digitalización del Portal Notarial del Ciudadano o Sede Electrónica Notarial. Desde esta plataforma se gestionarán todos los trámites para autorizar estos documentos de forma telemática.
Si estáis interesados en ver un vídeo de Youtube sobre el contenido del Portal Notarial del Ciudadano o la Sede Electrónica Notarial, os recomendamos el siguiente:
A partir del 8 de noviembre del 2023 a través del Portal Notarial del Ciudadano o la Sede Electrónica Notarial se podrán firmar electrónicamente todo tipo de documentos notariales de carácter mercantil y poderes que no sean generales, además de los documentos antes mencionados.
Como a todo el equipo de profesionales de JLA Notarios nos apasiona la tecnología, estaremos muy atentos a las novedades que aparezcan en relación al Portal Notarial del Ciudadano o la Sede Electrónica Notarial.
En futuros posts os iremos informando de las novedades en cuanto al desarrollo legal e implantación de estos nuevos sistemas tecnológicos que van a servir para mejorar la vida
de los ciudadanos.
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