Notaría Online

¿Imagina poder firmar ante notario desde su propio hogar, negocio, o incluso, desde un barco?

Su notaría de cabecera en su propio bolsillo, en el momento que la necesite.

Todo esto ya es posible con, únicamente, una conexión a Internet y una firma digital, ya sea avanzada o con clave pin.

A partir de la aplicación de la nueva normativa, los Notarios pueden autorizar una gran variedad de actos jurídicos de forma totalmente telemática. Con el nuevo marco de actuación, enmarcado en un profundo proceso de digitalización del sector, documentos públicos con intervención notarial pueden transmitirse y circular de forma electrónica tanto en el ámbito europeo como en el iberoamericano con la máxima seguridad jurídica.

En los servicios y actos notariales que se pueden hacer desde una notaría online, la autorización y la firma de documentos notariales se lleva a cabo en la sede electrónica notarial, con total seguridad y confidencialidad, mediante la aplicación y uso de videoconferencia y la firma electrónica cualificada.

Gracias a la nueva normativa y a las herramientas digitales disponibles, ya se pueden realizar numerosos trámites online.

Por ejemplo, ahora se puede constituir una sociedad íntegramente online, sin que sea necesaria la comparecencia física de los interesados gracias a la videoconferencia.

Con el objetivo de cumplir con la Directiva 2019/1151 que estipula que un ciudadano de la Unión Europea debe poder constituir una empresa en otro país miembro sin la necesidad de presencia física de los administradores en sus trámites de constitución, la normativa vigente facilita la constitución de sociedades limitadas ante un Notario de forma totalmente telemática, ahorrando tanto costes como tiempo de desplazamiento a las distintas partes implicadas en el proceso.

Cabe considerar que, en el caso concreto de la constitución telemática de sociedades limitadas, existe una pequeña limitación al no estar permitidas las aportaciones no dinerarias, ya que las aportaciones deben efectuarse mediante un instrumento de pago electrónico verificado.

De forma complementaria a las ventajas que representa la tramitación online de este tipo de actos notariales, es importante destacar que también existen ahora escrituras y estatutos tipo para la constitución de sociedades, permitiendo que los plazos necesarios para su calificación e inscripción por el registrador mercantil sea todavía más corto, de pocas horas en muchos casos. Esta estandarización de documentos sumada a la posibilidad de tramitación totalmente online permite que actualmente la constitución de sociedades, cuando se realiza online, sea no únicamente más cómoda para los interesados, sino que además sea muchísimo más ágil y rápida.

Si, podrá firmar desde cualquier lugar y en cualquier momento, tanto poderes especiales como poderes para pleitos.

El detalle de los servicios notariales que se pueden firmar telemáticamente es el siguiente:

• Todos los actos societarios: incluyendo la constitución de sociedades, el nombramiento de cargos, ceses, apoderamientos mercantiles, ampliaciones y reducciones de capital, modificaciones de estatutos, cambios de domicilio, liquidaciones, etc.
• Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
• Las pólizas mercantiles.
• Los poderes de representación procesal para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales y los poderes para actos concretos.
• La revocación de poderes, excepto los preventivos.
• Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
• Los requerimientos iniciales de las actas y aquellas diligencias que fueren susceptibles de practicarse por videoconferencia.
• Los testimonios de legitimación de firmas.
• Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
• Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
• La conciliación en los casos que el notario lo considere conveniente.
• Actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.

Con la nueva normativa y los instrumentos digitales autorizados, los Notarios también están autorizados a emitir copias electrónicas autorizadas de documentos notariales y entregarlos a los ciudadanos y empresas. Anteriormente, los Notarios solo estaban autorizados a enviar copias electrónicas autorizadas a las Administraciones Públicas, al Catastro o a los registros.

A nivel nacional, se emiten anualmente varios millones de copias de documentos notariales con lo que su emisión digital y su envío telemático representan no solo un ahorro económico en papel, tinta o desplazamientos sino una importante reducción del impacto medioambiental de esta actividad.

La normativa actual, aprovechando las actuales herramientas digitales y buscando la mayor funcionalidad sin renunciar a la máxima seguridad, ha conllevado la implementación de un protocolo electrónico notarial que asegura y gestiona el archivo electrónico de las escrituras.

Este nuevo protocolo ofrece una mayor agilidad en la transmisión de información no únicamente a las Administraciones públicas sino también a particulares y empresas.

Los protocolos electrónicos notariales están depositados en el Consejo General del Notariado y solo pueden acceder a ellos y ser utilizados por el notario titular de cada uno. Los protocolos en papel siguen estando archivados en cada notaría.