Notaria en línia

S’imagina poder signar davant de notari des de la seva pròpia llar, negoci o, fins i tot, des d'un vaixell?

La seva notaria de capçalera a la seva butxaca, en el moment en què la necessiti.

Tot això ja és possible únicament amb una connexió a Internet i una signatura digital, ja sigui avançada o amb clau pin.

Gràcies a l'aprovació de la Llei 11/2023, de 8 de maig, sobre autorització notarial per videoconferència, neixen les notaries en línia, des d’on es podran tramitar de forma totalment electrònica alguns dels documents notarials.

La nova normativa autoritza l'atorgament telemàtic de pràcticament totes les escriptures i pòlisses de contingut mercantil, i els contractes comercials i financers generats per les entitats i societats en la seva activitat i operativa habitual.

Des de JLA Notarios apostem per les noves tecnologies i li acostem la nostra notaria en línia al lloc on vostè es trobi, estalviant-li temps i diners a l’hora de solucionar els seus tràmits. Un nou mode de fer les coses és possible.

A partir de l'aplicació de la nova normativa, els notaris poden autoritzar una gran varietat d'actes jurídics de forma totalment telemàtica. Amb el nou marc d'actuació, emmarcat en un profund procés de digitalització del sector, documents públics amb intervenció notarial poden transmetre's i circular de manera electrònica tant en l'àmbit europeu com en l'iberoamericà amb la màxima seguretat jurídica.

En els serveis i actes notarials que es poden fer des d'una notaria en línia, l'autorització i la signatura de documents notarials es duu a terme a la seu electrònica notarial, amb total seguretat i confidencialitat, mitjançant l'aplicació i ús de videoconferència i la signatura electrònica qualificada.

Gràcies a la nova normativa i a les eines digitals disponibles, ja es poden realitzar nombrosos tràmits en línia.

Per exemple, ara es pot constituir una societat íntegrament en línia, sense que sigui necessària la compareixença física dels interessats, gràcies a la videoconferència.

Amb l'objectiu de complir amb la Directiva 2019/1151, que estipula que un ciutadà de la Unió Europea ha de poder constituir una empresa en un altre país membre sense la necessitat de presència física dels administradors en els seus tràmits de constitució, la normativa vigent facilita la constitució de societats limitades davant d’un notari de forma totalment telemàtica, estalviant tant costos com temps de desplaçament a les diferents parts implicades en el procés.

Cal considerar que, en el cas concret de la constitució telemàtica de societats limitades, existeix una petita limitació en no estar permeses les aportacions no dineràries, ja que les aportacions han d'efectuar-se mitjançant un instrument de pagament electrònic verificat.

De manera complementària als avantatges que representa la tramitació en línia d'aquesta mena d'actes notarials, és important destacar que també existeixen ara escriptures i estatuts tipus per a la constitució de societats que permeten que els terminis necessaris per a la seva qualificació i inscripció pel registrador mercantil siguin encara més curts, de poques hores en molts casos. Aquesta estandardització de documents, sumada a la possibilitat de tramitació totalment en línia, permet que actualment la constitució de societats, quan es realitza en línia, sigui no únicament més còmoda per als interessats, sinó que a més sigui moltíssim més àgil i ràpida.

Sí, podrà signar des de qualsevol lloc i en qualsevol moment tant poders especials com poders per a plets.

El detall dels serveis notarials que es poden signar telemàticament és el següent:

• Tots els actes societaris, incloent la constitució de societats, el nomenament de càrrecs, cessaments, apoderaments mercantils, ampliacions i reduccions de capital, modificacions d'estatuts, canvis de domicili, liquidacions, etc.
• Les actes de junta general i les de referència en sentit estricte.
• Les pòlisses mercantils.
• Els poders de representació processal per a l'actuació davant les administracions públiques, així com els electorals i els poders per a actes concrets.
• La revocació de poders, excepte els preventius.
• Les cartes de pagament i les cancel·lacions de garanties.
• Els requeriments inicials de les actes i aquelles diligències que fossin susceptibles de practicar-se per videoconferència.
• Els testimoniatges de legitimació de signatures.
• Les declaracions d'obra nova sense extinció de condomini, ni adjudicació de propietat, i la divisió de la propietat horitzontal.
• Els testaments en situació d'epidèmia declarada mentre duri l'obligació de confinament.
• La conciliació en els casos en què el notari la consideri convenient.
• Actes i negocis jurídics per als quals, conforme a la seva naturalesa, s'estableixi reglamentàriament.

Amb la nova normativa i els instruments digitals autoritzats, els notaris també estan autoritzats a emetre còpies electròniques autoritzades de documents notarials i lliurar-los als ciutadans i empreses. Anteriorment, els notaris només estaven autoritzats a enviar còpies electròniques autoritzades a les administracions públiques, al Cadastre o als registres.

En l’àmbit nacional, s'emeten anualment diversos milions de còpies de documents notarials, raó per la qual la seva emissió digital i el seu enviament telemàtic representen no sols un estalvi econòmic en paper, tinta o desplaçaments, sinó una important reducció de l'impacte mediambiental d'aquesta activitat.

La normativa actual, aprofitant les actuals eines digitals i buscant la major funcionalitat sense renunciar a la màxima seguretat, ha comportat la implementació d'un protocol electrònic notarial que assegura i gestiona l'arxiu electrònic de les escriptures.

Aquest nou protocol ofereix una major agilitat en la transmissió d'informació no únicament a les administracions públiques, sinó també a particulars i empreses.

Els protocols electrònics notarials estan dipositats en el Consell General del Notariat i només pot accedir-hi i utilizar-los el notari titular de cadascun. Els protocols en paper continuen estant arxivats a cada notaria.