Importante reforma por la Ley 11/2023, de 8 de mayo, que permite la autorización notarial por videoconferencia
Se aprueba una importante reforma de la ley del notariado, sobre autorización notarial por videoconferencia de numerosos negocios mercantiles y sobre protocolo electrónico notarial y copias electrónicas notariales. La presentamos a continuación.
Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de directivas de la unión europea sobre digitalización de actuaciones notariales y registrales
Se ha publicado en el BOE una importante Ley: Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y por la que se modifica la Ley 12/2011, de 27 de mayo, sobre responsabilidad civil por daños nucleares o producidos por materiales radiactivos.
El Título IV de la ley es el que afecta a la legislación notarial.
Es una ley de importancia que transpone la Directiva (UE) 2019/1151 del Parlamento Europeo y del Consejo, que modifica la Directiva (UE) 2017/1132 en lo que respecta a la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de sociedades. Y, al transponer o desarrollar la Directiva de la UE, introduce una importante reforma en la regulación del Notariado.
Actualmente esta norma está aprobada por ambas Cámaras legislativas pero pendiente de publicar en el BOE. Los textos y comentarios que se hagan se hacen sobre el proyecto de ley publicado en la web del Senado como aprobado.
Expedir copias electrónicas autorizadas y simples
Las principales modificaciones en el ámbito notarial de la Ley 11/2023, de 8 de mayo son las siguientes:
Se permite expedir copias electrónicas autorizadas y simples a todos los que tengan interés legítimo, además, en las copias autorizadas digitales el notario insertará en la copia autorizada electrónica un código seguro de verificación, según la redacción del nuevo artículo 31 LN.
Esto resulta del apartado 3 del artículo 17 bis de la Ley del Notariado, que queda redactado como sigue:
"3. El notario podrá expedir copias autorizadas con su firma electrónica cualificada bajo las mismas condiciones que las copias en papel, con la indicación al pie de copia del destinatario, previa comprobación de su interés legítimo. La copia autorizada se remitirá a través de la sede electrónica notarial. Del mismo modo remitirá copia simple electrónica con mero valor informativo, incorporando la sede electrónica notarial sello electrónico con marca de tiempo confiable."
Autorización notarial por videoconferencia en actos y negocios especialmente mercantiles
Ley 11/2023, de 8 de mayo permite la autorización notarial por videoconferencia en diversos actos y negocios jurídicos, sobre todo de carácter mercantil.
Es importantísima la siguiente modificación de la Ley del Notariado:
“Artículo 17 ter. 1. Se podrá realizar el otorgamiento y autorización a través de videoconferencia como cauce para el ejercicio de la función pública notarial, en los siguientes actos o negocios jurídicos:
- Las pólizas mercantiles. En este caso, la remisión de la póliza por la entidad de crédito a la sede electrónica notarial, implicará su consentimiento al negocio documentado, salvo que en el texto de la póliza se dispusiere lo contrario.
- La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase previstos en la legislación mercantil, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias. Si quiere conocer más sobre esta temática, puede leer el siguiente artículo:
- Los poderes de representación procesal, para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos. No será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos.
- La revocación de poderes, excepto los generales preventivos.
- Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
- Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
- Los testimonios de legitimación de firmas.
- Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
- Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal. Conoce más sobre esto último:
- La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.”
De esta modificación por la Ley 11/2023, de 8 de mayo hay que hacer unos comentarios. Se admite la autorización notarial por videoconferencia de la mayoría de las actuaciones notariales mercantiles y en el caso de las pólizas no se necesita comparecencia de la entidad financiera si envía la póliza a la sede electrónica notarial.
Además, se habilita a que, gubernativamente por vía de decreto y no de ley, se pueda determinar en el futuro la autorización electrónica notarial de cualquier otro acto o negocio si es conforme a su naturaleza.
El resto del nuevo artículo 17 de la Ley del Notariado regula la sede electrónica notarial y, entre otras cuestiones, determina que el Notario deba exhibir en caso de autorización notarial por videoconferencia el documento al otorgante del mismo. También, que si el otorgante no dispone de firma electrónica se le podrá dotar de la misma de forma electrónica.
Se regula la comparecencia electrónica notarial
La Ley 11/2023, de 8 de mayo añade un apartado 2 al artículo 23 de la ley del Notariado, que regula la comparecencia electrónica notarial. De este nuevo artículo 23.2 destaca el siguiente extracto parcial del artículo:
“El interesado o la interesada podrá mediante la comparecencia electrónica:
- Aportar los antecedentes precisos para la ulterior autorización de un documento público notarial.
- Otorgar electrónicamente los actos o negocios jurídicos que se determine.
- Solicitar que se le expida copia simple o autorizada previa apreciación de su interés.
- Solicitar previa acreditación de su interés legítimo que se le identifiquen los documentos públicos notariales en que aquél hubiera podido intervenir.”
Se regula un CSV para las copias electrónicas
La Ley 11/2023, de 8 de mayo también modifica el artículo 31 de la Ley del Notariado para regular el código seguro de verificación. Resumiendo, el contenido, se establece que el CSV acompañará a las copias autorizadas electrónicas notariales y que permitirá al otorgante o a cualquier tercero a quien haya entregado el código, a través de la sede electrónica notarial, acceder con carácter permanente a la verificación de la autenticidad e integridad de la copia autorizada electrónica del documento notarial, así como conocer las notas ulteriores de modificación jurídica y de coordinación con otros instrumentos públicos.
Además, el nuevo apartado 4 del artículo 31 de la Ley del Notariado regula como ha de actuar el Notario en los casos en que no haya CSV: “Si no se dispusiera de código seguro de verificación, el notario a cuyo cargo esté legalmente el protocolo valorará el interés legítimo del solicitante, concediendo el acceso solicitado de considerarlo suficiente. En caso contrario y de manera motivada denegará el mismo, pudiendo ser recurrida su decisión ante la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública. Si lo solicitara el otorgante, el notario podrá además entregarle un traslado informativo de la escritura matriz o acta autorizada o de la póliza intervenida a la que se adicionará el código seguro de verificación que se remitirá, en todo caso, a través de la sede electrónica notarial.”
Custodia de protocolos electrónicos, físicos y los Archivos Generales de Protocolos
Además de todas estas novedades hay algunas normas que afectan al ámbito notarial sobre custodia de protocolos electrónicos y físicos y sobre los Archivos Generales de Protocolos.
Archivo General de Protocolos
De la reforma introducida por la Ley 11/2023, de 8 de mayo destaca también el nuevo artículo 37.1 de la Ley del Notariado: “37. 1. En cada Colegio Notarial se formará un Archivo General de Protocolos en el que se custodiarán de manera ordenada aquellos protocolos y libros registros de operaciones mercantiles y libros indicadores, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años“.
Destaca su confrontación con el suprimido artículo 37:
"Art. 37 de la Ley Orgánica del Notariado: Habrá en cada Audiencia, y bajo su inspección un archivo general de escrituras públicas. Estos archivos se formarán con los protocolos de las Notarías comprendidas en el territorio respectivo de cada Audiencia que cuenten más de 25 años de fecha."
Custodia de Protocolos físicos en los Archivos de Colegios Notariales
Esto podría llevar a que se fueran entregando más protocolos físicos a los Archivos de los Colegios Notariales, que seguramente tenga sentido en un mundo cada vez más electrónico.
Y junto a esta reducción del tiempo mínimo obligatorio para los Notarios de custodia del protocolo físico, si se acaba determinando así por los Colegios Notariales, se aclara que la custodia de los protocolos electrónicos notariales sí es de veinticinco años.
Custodia de Protocolos Electrónicos
Así, dice el nuevo artículo 37 apartado 3 de la Ley del Notariado:
"Los ficheros relativos al protocolo en soporte electrónico serán remitidos transcurridos veinticinco años desde la autorización o intervención de la escritura matriz, acta o póliza a los Archivos Generales de Protocolos de cada Colegio. Corresponde al Consejo General del Notariado la adopción de las medidas técnicas para garantizar la indemnidad de dicho soporte, así como su traslación o volcado a un nuevo tipo y acceso al mismo por quienes tengan derecho. Del mismo modo tales medidas deberán permitir la práctica de notas en aquéllos, conforme a la legislación notarial que resulte vigente."
Entrada en vigor de la reforma de la ley 11/2023, de 8 de mayo
La ley 11/2023 entra en vigor a los seis meses de su publicación, de manera que se podrá autorizar documentos notariales por videoconferencia a partir del 8 de noviembre de 2023. Hasta ese momento los sistemas tecnológicos notariales deberán desarrollarse y adaptarse a las nuevas necesidades introducidas por la ley 11/2023.
JLA Notarios, tecnología y digitalización
Esperemos que este blog os haya sido interesante, ya que es una reforma que va a traer modificaciones como una mayor digitalización de la Administración Pública en general y de los Notarios en particular. Supone importantes cambios de paradigma en la actuación notarial que, con los desarrollos tecnológicos adecuados, y garantizando la seguridad jurídica preventiva, permitirá acelerar nuevas formas de trabajar más electrónicas en el servicio público notarial.
En JLA Notarios incorporamos la tecnología en todos los trámites para facilitar procesos, tiempos de tramitación y minimizar las visitas a nuestra notaría en la Diagonal de Barcelona, así que cambios como la autorización notarial por videoconferencia son más que bienvenidos, especialmente en el ámbito mercantil. Si es su caso, puede leer el siguiente artículo:
Consulte nuestros Servicios notariales y póngase en contacto con nosotros si necesita asistencia en cualquiera de ellos. Para hacerlo, puede llamarnos al 931591762, rellenar el formulario de contacto de nuestra web o escribirnos al mail: bcn@jlanotarios.com.
